Dobra konsultacja zaczyna się jeszcze przed rozmową. Nie trzeba przygotowywać rozbudowanego dokumentu ani znać odpowiedzi na wszystkie pytania. Wystarczy zebrać najważniejsze informacje, określić cel i zaznaczyć miejsca, które wymagają uporządkowania.
Określ cel rozmowy
Zastanów się, z czym chcesz wyjść z konsultacji. Może to być plan kolejnych działań, uporządkowanie wątpliwości, omówienie materiałów albo ustalenie priorytetów. Jeden konkretny cel ułatwia skupienie rozmowy na tym, co naprawdę ważne.
Zbierz aktualne materiały
Przygotuj jedną, możliwie aktualną wersję pliku oraz dodatkowe informacje, które mają znaczenie dla rozmowy. Jeśli materiałów jest więcej, nazwij je w czytelny sposób. Dzięki temu łatwiej odwoływać się do konkretnych fragmentów bez tracenia czasu na szukanie właściwej wersji.
- jedna aktualna wersja dokumentu,
- najważniejsze uwagi lub wymagania,
- krótka informacja o etapie projektu,
- terminy, które warto uwzględnić.
Spisz pytania
Nie muszą być idealnie sformułowane. Zapisz wszystko, co budzi niepewność, a następnie zaznacz dwa lub trzy pytania najważniejsze. Pozostałe mogą zostać omówione, jeśli wystarczy czasu albo w kolejnym kroku.
Powiedz, czego potrzebujesz
Warto od razu zaznaczyć, czy zależy Ci przede wszystkim na uporządkowaniu kierunku, informacji zwrotnej, planie działania czy omówieniu szczegółów. Jasne określenie oczekiwań pomaga dobrać właściwy sposób rozmowy.
Po konsultacji zapisz ustalenia
Na koniec zanotuj trzy rzeczy: co jest najważniejsze, jaki jest pierwszy krok i co powinno wydarzyć się później. Krótka lista ustaleń pozwala wrócić do pracy bez poczucia chaosu i bez konieczności odtwarzania całej rozmowy z pamięci.
