Plan tygodnia jest najbardziej użyteczny wtedy, gdy nie próbuje przewidzieć każdej minuty. Jego zadaniem jest wskazanie kierunku, ograniczenie liczby decyzji i pomoc w spokojnym rozpoczęciu pracy. W dużym projekcie warto planować nie tylko to, co chcemy zrobić, lecz także czas na sprawdzenie, poprawki i nieprzewidziane sytuacje.
Zacznij od jednego rezultatu tygodnia
Zapisz, co ma być widocznym efektem pod koniec tygodnia. Niech będzie to konkretny rezultat, na przykład uporządkowany zestaw materiałów, gotowy plan kolejnego etapu albo sprawdzona część dokumentu. Jeden rezultat porządkuje wszystkie mniejsze zadania.
Wybierz maksymalnie trzy priorytety
Długa lista nie oznacza dobrego planu. Wybierz trzy sprawy, które najbardziej przybliżają Cię do rezultatu tygodnia. Pozostałe zapisz osobno jako zadania dodatkowe. Dzięki temu w trudniejszym dniu nadal wiadomo, co naprawdę ma znaczenie.
- priorytet główny — najważniejszy efekt,
- priorytet wspierający — zadanie, które ułatwia dalszą pracę,
- priorytet porządkowy — mała czynność zamykająca zaległość.
Planuj bloki, nie idealne godziny
Zamiast wpisywać dokładny harmonogram na każdy dzień, określ bloki pracy: spokojna praca wymagająca skupienia, zadania techniczne, komunikacja i przegląd materiałów. Taki podział jest bardziej odporny na zmiany niż plan oparty na wielu sztywnych godzinach.
Zostaw jedną część tygodnia pustą
Rezerwa może zostać wykorzystana na opóźnione zadanie, dodatkowe pytanie albo spokojne dopracowanie szczegółów. Jeśli nie będzie potrzebna, przeznacz ją na wcześniejsze zakończenie pracy lub odpoczynek. Pusty blok jest elementem planu, a nie jego błędem.
Zakończ tydzień krótkim przeglądem
Sprawdź, co zostało wykonane, co straciło aktualność i jaki powinien być pierwszy krok następnego tygodnia. Nie oceniaj tygodnia wyłącznie liczbą ukończonych punktów. Ważniejsze jest to, czy projekt stał się bardziej uporządkowany i czy kolejny etap jest jasny.
